Zgodnie z praktykami informacyjnymi i obowiązującymi przepisami Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (dalej: RODO), informujemy, że administratorem danych osobowych kontrahentów i ich pracowników jest Administratorem danych osobowych nadawców i odbiorów korespondencji jest: Akademia Wellbeing Sp. z o.o., z siedzibą we Wrocławiu (adres: ul. Tadeusza Gajcego 19, 51-143 Wrocław), wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru pod numerem: 0000833179, NIP: 895-22-16-303 oraz REGON: 385774097 (dalej AKADEMIA WELLBEING sp. z o.o.)
Niniejsze zawiadomienie wyjaśnia, w jaki sposób AKADEMIA WELLBEING sp. z o.o. przetwarza dane osobowe kontrahentów w związku z realizowaną współpracą oraz prowadzeniem dokumentacji wynikającej z obowiązujących przepisów prawa.
AKADEMIA WELLBEING sp. z o.o. zbiera dane osobowe kontrahentów na kilka sposobów:
1. Dane są pozyskiwane od osoby, na przykład, gdy realizowane jest zamówienie usług online, zawierana jest umowa, gdy przekazywane są dane telefonicznie, za pomocą serwisu internetowego lub za pomocą innych dostępnych środków komunikacji.
2. Dane są gromadzone, gdy kontrahent korzysta z systemów informatycznych AKADEMIA WELLBEING sp. z o.o. Zbierane są one na przykład podczas logowania lub podczas działań w systemach informatycznych.
3. Dane mogą być także uzyskane od osób trzecich, na przykład od pracodawcy lub współpracowników.
4. Dane mogą być także pozyskiwane z powszechnie dostępnych źródeł, jak rejestry czy publikowane strony internetowe.
Przetwarzany dane kontrahentów i ich pracowników do realizacji następujących celów:
1. Przygotowanie i podpisanie umowy (oferty lub zamówienia) oraz podejmowanie działań przed zawarciem umowy, w tym:
a. Przesyłanie oferty.
b. Negocjowanie warunków współpracy.
c. Kontakt w sprawach dotyczących umowy (oferty lub zamówienia).
d. Podpisanie umowy.
e. Przechowywanie umowy.
2. Realizacja zawartej umowy (oferty lub zamówienia), w tym kontakt w sprawach dotyczących współpracy.
3. Zapewnienie obsługi posprzedażowej, w tym:
a. Obsługa procesów reklamacyjnych.
b. Obsługa procesów gwarancyjnych.
4. Zapewnienie obsługi za pomocą serwisu internetowego oferowanych przez AKADEMIA WELLBEING sp. z o.o.
Dla każdego procesu i celu gromadzimy różne rodzaje danych, które mogą obejmować:
a. Imię, nazwisko, nazwę podmiotu;
b. kody identyfikacyjne (np. kod klienta) i identyfikatory;
c. adres i służbowe dane kontaktowe (np. ulica, numer domu, kod pocztowy, adres e-mail, telefon);
d. inne dane identyfikacyjne (NIP, REGON, numer rejestracji działalności),
e. dane bankowe (np. numer rachunku, nazwa banku),
f. dane organizacyjne (np. stanowisko/funkcja, przełożony),
g. dane z zamówień (np. data zamówienia usługi, rodzaj usługi, płatność, cena, akceptacja warunków Regulaminu i polityki prywatności),
h. dane podstawowe z umów (np. data zawarcia, numer umowy, przedmiot umowy, czas trwania, wartość lub cena przedmiotu umowy, warunki realizacji usługi, cech charakterystyczne oferowanych usług),
i. numery, daty, wartości i treści faktur oraz innych dokumentów finansowo – księgowych,
j. informacje o działaniach użytkownika w systemach IT (np. data/godzina zalogowania i wylogowania, nazwa użytkownika, data/godzina utworzenia i/lub ostatnia zmiana dokumentu, szczegółowa historia operacji wykonywanych w systemie informatycznym).
AKADEMIA WELLBEING sp. z o.o. wykorzystuje dane osobowe kontrahentów lub/i ich pracowników, ponieważ przetwarzanie tych danych osobowych jest:
1. Niezbędne w celu realizacji zawartej umowy lub w celu podjęcia kroków niezbędnych do zawarcia umowy, zgodnie z Art. 6 (1) b RODO;
2. Niezbędne w celu przestrzegania lub realizacji obowiązku prawnego, któremu podlegamy, zgodnie z Art. 6 (1) c RODO. W szczególności jesteśmy zobowiązani do przestrzegania przepisów:
a. ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług ;
b. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
3. Niezbędne w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy, zgodnie z Art. 9(2) f RODO,
4. Niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez nas lub przez stronę trzecią zgodnie z Art. 6 (1) f RODO. Prawnie uzasadnione interesy koncentrują się głównie na:
a. nadzorze nad działaniami użytkowników;
b. weryfikacji kontrahenta i zabezpieczeniu sprzedaży;
c. monitorowaniu należności i dochodzeniu lub obroną roszczeń w sprawach dotyczących współpracy,
d. analizie i rozwoju procesów biznesowych i jakościowych, planowaniu realizacji usług, zarządzaniu i raportowaniu wewnętrznym;
e. marketingu własnych produktów.
W przypadku, kiedy przetwarzanie danych jest oparte na przesłance prawnie uzasadnionego interesu, osoba ma prawo sprzeciwić się przetwarzaniu. W takim przypadku zaprzestaniemy dalszego przetwarzania danych osobowych, których dotyczy sprzeciw, chyba że wykażemy istnienie ważnych
prawnie uzasadnionych podstaw do dalszego ich przetwarzania.
AKADEMIA WELLBEING sp. z o.o. może także przetwarzać dane osobowe na podstawie otrzymanej dobrowolnej zgody osoby, zgodnie z Art. 6 (1) a RODO. Przetwarzanie danych osobowych na podstawie zgody osoby dotyczy głównie przetwarzania danych do działań marketingowych.
W przypadku, kiedy przetwarzanie danych oparte jest na dobrowolnej zgodzie, osoba ma prawo w każdej chwili wycofać zgodę na całość przetwarzania lub na poszczególne cele. Wycofanie zgody nie wpłynie jednak na legalność przetwarzania danych osobowych, które było realizowane w oparciu o
zgodę przed jej wycofaniem.
AKADEMIA WELLBEING sp. z o.o. może udostępnić dane osobowe kontrahentów i ich pracowników:
a. innym podmiotom w przypadku otrzymania zgody osoby;
b. innym podmiotom w przypadku, kiedy podmiot zostanie do tego zobowiązany, na przykład zgodnie z obowiązującym nakazem sądowym lub przepisami prawa;
c. innym podmiotom w przypadku, gdy zostanie utworzony nowy podmiot lub organizacja zostanie przejęta przez inny podmiot jeśli administrator jest
zaangażowany w fuzję, sprzedaż lub przeniesienie części lub całości swojej działalności;
d. dostawcom usług, którzy przetwarzają dane na wyłączne polecenie AKADEMIA WELLBEING sp. z o.o. i są na podstawie umowy zobowiązane do ochrony powierzonych im danych.
AKADEMIA WELLBEING sp. z o.o. nie przekazuje danych kontrahentów i ich pracowników do krajów trzecich, które nie zapewniają odpowiedniego poziomu ich ochrony.
W przypadku, gdyby takie przekazanie było realizowane, przekazanie to będzie się odbywać zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Zapewnienie odpowiedniego poziomu ochrony będzie realizowane poprzez zastosowanie odpowiednich środków technicznych oraz podpisanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską lub w oparciu o zobowiązania podjęte w ramach Tarczy Prywatności pomiędzy Unią Europejską a USA.
Dane są przechowywane przez okres jaki jest:
a. wymagany przez przepisy prawa;
b. niezbędny do realizacji umowy;
c. niezbędny do dochodzenia lub obrany roszczeń.
Obowiązek przekazania danych osobowych
Podanie danych jest wymagane do zawarcia, realizacji umowy i prowadzenia dokumentacji wymaganej przepisami prawa.
Osoba ma prawo żądać dostępu do swoich danych osobowych. W wielu przypadkach masz także prawo żądać poprawienia swoich danych osobowych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych.
Osoba ma prawo sprzeciwić się przetwarzaniu, jeśli gromadzenie i wykorzystywanie danych oparte jest na naszym prawnie uzasadnionym interesie. W przypadku twojego sprzeciwu zaprzestaniemy dalszego przetwarzania danych osobowych, których dotyczył sprzeciw, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do ich dalszego przetwarzania.
Informujemy także, że przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do krajowego organu
nadzorczego.
W przypadku przetwarzania Państwa danych osobowych w innych celach, zostaniecie Państwo o tym poinformowani.
W przypadku potrzeby skorzystania z przysługujących Państwu praw, prosimy o kontakt na adres:
AKADEMIA WELLBEING Sp. z o.o.
ul. Tadeusza Gajcego 19
51-143 Wrocławiu
e-mail: biuro@akademiawellbeing.pl
