Standardy Ochrony Małoletnich

PREAMBUŁA

Mając na uwadze bezpieczeństwo, godność oraz dobro małoletnich uczestników usług świadczonych przez Akademię Wellbeing sp. z o.o., niniejszy dokument ustanawia obowiązujące zasady, procedury i dobre praktyki służące zapewnieniu ich ochrony. Akademia Wellbeing zobowiązuje się do przestrzegania przepisów prawa krajowego, w tym Ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (Dz.U. 2023 poz. 1304), Kodeksu pracy, przepisów RODO oraz konwencji międzynarodowych ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską.

1. SŁOWNIK POJĘĆ

Małoletni – osoba fizyczna, która nie ukończyła 18 roku życia.
Pracownik – osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej lub innej formy współpracy, wykonująca działania w imieniu Akademii Wellbeing z udziałem małoletnich.
Opiekun prawny – osoba sprawująca zgodnie z przepisami prawa władzę rodzicielską lub opiekę nad małoletnim.
Usługa – wszelkie działania prowadzone przez Akademię Wellbeing, w tym badania QEEG, treningi EEG/HRV Biofeedback oraz sesje wsparcia psychologicznego.
Standardy ochrony małoletnich – niniejszy dokument, zawierający zasady i procedury ochrony osób poniżej 18 roku życia.
Koordynator ds. ochrony małoletnich – osoba wyznaczona przez Akademię Wellbeing do monitorowania i nadzorowania realizacji Standardów.
Krzywdzenie dziecka – każde zamierzone lub niezamierzone działanie albo zaniechanie działania osoby fizycznej, instytucji lub systemu, które narusza prawa, wolności i dobro dziecka lub zagraża jego bezpieczeństwu fizycznemu, psychicznemu, seksualnemu bądź emocjonalnemu. Krzywdzenie może obejmować zarówno czyny karalne (np. przemoc fizyczna, wykorzystywanie seksualne), jak i działania niebędące przestępstwami, lecz zakłócające rozwój dziecka (np. zaniedbanie, ignorowanie emocjonalne, zastraszanie, izolowanie dziecka od kontaktów społecznych).
Małoletni – osoba fizyczna, która nie ukończyła 18 roku życia.
Pracownik – osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej lub innej formy współpracy, wykonująca działania w imieniu Akademii Wellbeing z udziałem małoletnich.
Opiekun prawny – osoba sprawująca zgodnie z przepisami prawa władzę rodzicielską lub opiekę nad małoletnim.
Usługa – wszelkie działania prowadzone przez Akademię Wellbeing, w tym badania QEEG, treningi EEG/HRV Biofeedback oraz sesje wsparcia psychologicznego.
Standardy ochrony małoletnich – niniejszy dokument, zawierający zasady i procedury ochrony osób poniżej 18 roku życia.
Koordynator ds. ochrony małoletnich – osoba wyznaczona przez Akademię Wellbeing do monitorowania i nadzorowania realizacji Standardów.

2. ZAKRES STOSOWANIA

Standardy mają zastosowanie do wszystkich działań z udziałem małoletnich świadczonych przez Akademię Wellbeing, w tym:

indywidualnych sesji wsparcia psychologicznego,
badań QEEG i treningów EEG/HRV Biofeedback,
kontaktu z opiekunami małoletnich,
komunikacji elektronicznej i stacjonarnej.

3. KOORDYNATOR DS. OCHRONY NIELETNICH

Funkcję Koordynatora ds. ochrony małoletnich pełni osoba wyznaczona przez Akademię Wellbeing.
Zadania Koordynatora:
- monitorowanie przestrzegania niniejszych Standardów,
- udzielanie konsultacji w zakresie ochrony dzieci i młodzieży,
- podejmowanie działań interwencyjnych,
- prowadzenie dokumentacji zgłoszeń i interwencji,
- aktualizacja dokumentów ochronnych.

4. ZASADY OGÓLNE

4.1. Zasada godności i podmiotowości dziecka

Każde dziecko ma prawo do traktowania z godnością, niezależnie od wieku, płci, pochodzenia, stanu zdrowia, sytuacji rodzinnej i wyznania.
Wszelkie działania podejmowane przez pracownika powinny być zgodne z wiekiem, etapem rozwoju i możliwościami percepcyjnymi dziecka.

4.2. Zasada minimalizacji ryzyka

Akademia podejmuje wszelkie działania zapobiegające sytuacjom potencjalnego zagrożenia dla małoletniego.
Spotkania z dzieckiem odbywają się w godzinach pracy, w przestrzeni monitorowanej, zgodnie z harmonogramem uzgodnionym z opiekunem.

4.3. Zasada bezstronności i unikania konfliktu interesów

Pracownik nie podejmuje działań diagnostycznych, terapeutycznych lub opiniujących w stosunku do osoby, z którą łączą go relacje prywatne, rodzinne lub inne mogące wpływać na bezstronność.

4.4. Zasada dokumentowania

Każda sesja z dzieckiem jest dokumentowana w formie elektronicznej, dostępnej na wniosek opiekuna prawnego.
Wszelka dokumentacja przechowywana jest zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych (RODO).

4.5. Zasada reagowania

Pracownik zobowiązany jest do niezwłocznego reagowania na sygnały mogące świadczyć o krzywdzeniu dziecka, zgodnie z obowiązującą procedurą interwencji (pkt 6).

4.6. Zasada przeciwdziałania przemocy

Akademia nie toleruje żadnej formy przemocy – fizycznej, psychicznej, werbalnej, seksualnej ani zaniedbania.
Dziecko ma prawo do wyrażania opinii, a jego wypowiedzi są traktowane z należytą uwagą i szacunkiem.

4.7. Zasada zgody i świadomości

Dziecko, adekwatnie do swojego wieku i możliwości, jest informowane o charakterze wsparcia i pytane o zgodę na udział w działaniach.
Brak zgody dziecka stanowi podstawę do wstrzymania lub przerwania działań, nawet przy zgodzie opiekuna.
Wszelkie działania podejmowane przez pracownika w stosunku do małoletnich muszą być oparte na szacunku, empatii i bezwarunkowej akceptacji.
Pracownik Akademii Wellbeing:
- nie pozostaje sam na sam z małoletnim bez wiedzy opiekuna,
- nie podejmuje kontaktów prywatnych poza świadczeniem usług,
- nie używa przemocy słownej, fizycznej ani emocjonalnej,
- nie podejmuje działań o charakterze seksualnym,
- nie rejestruje materiałów z udziałem dziecka bez pisemnej zgody opiekuna.

5. PROCEDURA UDZIELANIA USŁUG

Każda usługa dla małoletniego wymaga:
- podpisania formularza zgody przez opiekuna prawnego,
- poinformowania dziecka o celu, czasie i zakresie sesji,
- prowadzenia dokumentacji zgodnie z RODO.
Pracownik informuje opiekuna o przebiegu i efektach sesji w sposób dostosowany do obowiązujących przepisów.

6. PROCEDURA INTERWENCJI

6.1. Definicja krzywdzenia dziecka

Krzywdzenie dziecka to każde działanie lub zaniechanie działania, które narusza prawa, wolności, integralność fizyczną lub psychiczną dziecka, w tym:

działanie o charakterze przestępczym (np. przemoc fizyczna, wykorzystywanie seksualne),
zaniedbywanie jego potrzeb,
wpływanie negatywnie na jego rozwój emocjonalny i społeczny.

6.2. Formy przemocy wobec dziecka

Przemoc fizyczna – wszelkie działania powodujące lub zagrażające uszkodzeniem ciała dziecka (np. bicie, szarpanie, duszenie).
Przemoc psychiczna – chroniczne lub epizodyczne działania obniżające poczucie własnej wartości dziecka (np. wyśmiewanie, zastraszanie, ignorowanie, manipulacja emocjonalna).
Wykorzystywanie seksualne – angażowanie dziecka w aktywności seksualne, na które nie może wyrazić świadomej zgody (np. dotykanie intymnych części ciała, eksponowanie materiałów pornograficznych, zmuszanie do kontaktów seksualnych).
Wyzysk seksualny – każda forma nadużycia relacji władzy, zaufania lub zależności do osiągnięcia korzyści seksualnych lub ekonomicznych.
Nadużycie seksualne – obejmuje zarówno fizyczne działania naruszające cielesność, jak i groźby wykorzystania seksualnego.
Zaniedbanie – chroniczne lub incydentalne niezaspokajanie podstawowych potrzeb dziecka (m.in. żywnościowych, zdrowotnych, emocjonalnych, edukacyjnych).

6.3. Procedura postępowania w przypadku podejrzenia krzywdzenia

Pracownik Akademii Wellbeing, który podejrzewa, że dziecko może być krzywdzone:
- niezwłocznie informuje Koordynatora ds. ochrony małoletnich,
- zabezpiecza dobro dziecka (np. zapewniając mu wsparcie, przerwanie spotkania),
- sporządza szczegółową notatkę służbową.
Koordynator:
- analizuje zgłoszenie,
- w razie potrzeby powiadamia odpowiednie służby: Policję, Ośrodek Pomocy Społecznej, sąd rodzinny,
- dokumentuje wszystkie działania i decyzje.
W przypadku bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia dziecka, zawiadamiane są natychmiast służby ratunkowe (tel. 112).

6.4. Procedura w przypadku okoliczności wskazujących na krzywdzenie dziecka przez osobę dorosłą

Jeżeli dziecko ujawni, zasugeruje lub zachowanie dziecka wskaże na możliwość krzywdzenia przez osobę dorosłą (np. opiekuna prawnego, członka rodziny, pedagoga, trenera, terapeutę), należy:
- nie oceniać, nie kwestionować ani nie wywierać presji na dziecko,
- zapewnić mu poczucie bezpieczeństwa, pozostając przy nim i aktywnie słuchając,
- niezwłocznie powiadomić Koordynatora ds. ochrony małoletnich,
- niezwłocznie sporządzić notatkę zawierającą dokładny opis relacji dziecka i/lub obserwacji.
Koordynator:
- przeprowadza ocenę ryzyka,
- bezzwłocznie składa zawiadomienie do odpowiednich służb: Policji, MOPS, prokuratury lub sądu rodzinnego,
- zapewnia dziecku dostęp do dalszego wsparcia, w tym psychologicznego.
W przypadku zagrożenia życia lub zdrowia dziecka, Koordynator lub pracownik zgłaszający kontaktuje się bezpośrednio z numerem alarmowym 112.

6.5. Obowiązek zachowania poufności

Wszelkie informacje uzyskane w toku postępowania interwencyjnego są traktowane jako poufne.
Dokumentacja jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo danych wrażliwych i dostępna wyłącznie dla upoważnionych osób.

7. ZAKRES KOMPETENCJI I ODPOWIEDZIALNOŚCI OSÓB WDRAŻAJĄCYCH STANDARDY OCHRONY MAŁOLETNICH

Nadzór nad stosowaniem Standardów Ochrony Małoletnich (SOM) w Akademii Wellbeing sprawuje Zarząd spółki.
Zarząd powołuje Koordynatora ds. SOM.
Koordynator odpowiada za:
- zapoznanie pracowników i współpracowników Akademii z treścią SOM,
- monitorowanie stosowania SOM w codziennej praktyce,
- organizowanie i dokumentowanie szkoleń z zakresu rozpoznawania symptomów krzywdzenia dziecka oraz sposobów reagowania,
- opisywanie każdej interwencji lub zdarzenia związanego z podejrzeniem krzywdzenia w rejestrze interwencji,
- składanie zawiadomień do odpowiednich organów ścigania lub sądu opiekuńczego w razie podejrzenia przestępstwa na szkodę małoletniego,
- zabezpieczanie potencjalnych dowodów i przekazywanie ich odpowiednim służbom,
- prowadzenie procedury w sytuacji, gdy do krzywdzenia dziecka doszło ze strony pracownika lub innej osoby dorosłej współpracującej z Akademią,
- monitorowanie i aktualizację dokumentu SOM,
- zapewnienie dostępności SOM w przestrzeni Akademii (m.in. na stronie internetowej i w wersji drukowanej).
Dane kontaktowe Koordynatora ds. SOM są dostępne publicznie w widocznym miejscu w siedzibie Akademii. Informacja zawiera: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, godziny dostępności.

8. ZASADY BEZPIECZEŃSTWA RELACJI PRACOWNIK – DZIECKO

8.1. Zasady ogólne

Wszystkie osoby mające kontakt z dziećmi w ramach Akademii Wellbeing są zobowiązane do przestrzegania niniejszych zasad.
Dzieci muszą być traktowane z godnością, szacunkiem i uważnością na ich potrzeby fizyczne, emocjonalne i rozwojowe.

8.2. Oczekiwane zachowania i praktyki

Komunikuj się z dzieckiem z empatią, spokojem i uwagą.
Dostosuj sposób mówienia do wieku i możliwości poznawczych dziecka.
Informuj dziecko, że może mówić o tym, co je niepokoi.
Przypomnij dziecku, kto w Akademii może mu pomóc i gdzie znajdzie informacje w przystępnej formie.
Traktuj dzieci równo, bez względu na płeć, pochodzenie, orientację czy niepełnosprawność.
Zapewnij bezpieczne warunki przebywania (np. sprawny sprzęt, odpowiednie otoczenie).
Reaguj, gdy zauważysz dziecko pozostawione bez opieki.

8.3. Zabronione zachowania i praktyki

Nie wolno krzyczeć, zawstydzać, lekceważyć, upokarzać ani straszyć dziecka.
Nie wolno stosować przemocy fizycznej ani psychicznej wobec dziecka.
Nie wolno nawiązywać z dzieckiem relacji romantycznych lub seksualnych ani prowadzić rozmów o podtekście erotycznym.
Nie wolno rejestrować wizerunku dziecka bez zgody opiekuna i samego dziecka.
Nie wolno kontaktować się z dzieckiem poza Akademią za pomocą prywatnych środków komunikacji.
Nie wolno częstować dziecka alkoholem, tytoniem, substancjami psychoaktywnymi.
Nie wolno dotykać dziecka w sposób niepożądany lub nieadekwatny.

9. ZATRUDNIANIE OSÓB DO PRACY Z DZIEĆMI

Osoby zatrudniane lub delegowane do pracy z dziećmi w Akademii Wellbeing muszą wykazać, że nie były wcześniej karane za czyny naruszające dobro dzieci oraz nie stosowały wobec nich przemocy.
Obowiązkowe jest sprawdzenie każdej osoby mającej pracować z dziećmi w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym – także osób niepełnoletnich. Potwierdzenie weryfikacji z Rejestru (z dostępem ograniczonym) dołącza się do akt osobowych.
Każdy kandydat do pracy z dziećmi musi dostarczyć zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego, obejmujące przestępstwa z rozdziałów XIX i XXV Kodeksu karnego, art. 189a i 207 k.k. oraz ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii.
Osoby posiadające obywatelstwo inne niż polskie muszą przedłożyć:
- informację z rejestru karnego swojego kraju, przeznaczoną do celów zawodowych związanych z pracą z dziećmi lub
- informację ogólną z rejestru karnego, jeśli nie istnieje dedykowana forma.
Każda osoba zobowiązana jest do złożenia oświadczenia o państwach zamieszkania w ostatnich 20 latach oraz obywatelstwie – pod rygorem odpowiedzialności karnej.
Jeśli dane państwo nie prowadzi rejestru karnego lub nie wydaje zaświadczeń o niekaralności, osoba składa stosowne oświadczenie pod rygorem odpowiedzialności karnej.
Treść oświadczenia zawiera klauzulę: „Jestem świadomy/a odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”
W przypadku korzystania z usług firm zewnętrznych Akademia Wellbeing zawiera umowy, które zobowiązują podmiot do spełnienia powyższych standardów i umożliwiają kontrolę ich przestrzegania. Naruszenie stanowi podstawę do wypowiedzenia umowy lub nałożenia kary umownej.

10. PROCEDURA WDRAŻANIA STANDARDÓW

Dokument jest publikowany na stronie internetowej i udostępniany każdemu opiekunowi małoletniego.
Nowi pracownicy są zobowiązani do zapoznania się z dokumentem przed podjęciem współpracy.
Koordynator co najmniej raz w roku dokonuje przeglądu i ewentualnej aktualizacji dokumentu.
Dokument jest publikowany na stronie internetowej i udostępniany każdemu opiekunowi małoletniego.
Nowi pracownicy są zobowiązani do zapoznania się z dokumentem przed podjęciem współpracy.
Koordynator co najmniej raz w roku dokonuje przeglądu i ewentualnej aktualizacji dokumentu.

11. MONITORING I EWALUACJA STANDARDÓW OCHRONY MAŁOLETNICH

Koordynator ds. Ochrony Małoletnich przeprowadza monitoring i ewaluację SOM co najmniej raz na dwa lata.
Monitoring obejmuje:
- weryfikację stosowania standardów,
- analizę zgłoszeń i interwencji,
- przygotowanie raportu i rekomendacji zmian.
Raport przekazywany jest Zarządowi spółki, który odpowiada za aktualizację dokumentu i poinformowanie pracowników.
Standardy są udostępniane na stronie internetowej Akademii Wellbeing oraz w siedzibie firmy – w wersji pełnej i skróconej (przyjaznej dla dzieci).

12. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Naruszenie niniejszych Standardów skutkuje natychmiastowym zakończeniem współpracy z osobą naruszającą przepisy.
Akademia Wellbeing zobowiązuje się do współpracy z instytucjami chroniącymi prawa dziecka.
Dokument obowiązuje od dnia zatwierdzenia i pozostaje ważny do czasu jego aktualizacji.

Data zatwierdzenia: 15.08.2024r.
Koordynator: Beata Krzos
Kontakt: bkrzos@akademiawellbeing.pl